Документооборот
Курсовая по предмету:
"Делопроизводство и документооборот на предприятии"
Название работы:
"Документооборот"
Автор работы: Валерий
Страниц: 22 шт.
Год:2011
Краткая выдержка из текста работы (Аннотация)
Введение
Информационно-документационное обеспечение является важной обслуживающей функцией управления, которая нуждается в тщательной и продуманной организации.
От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое снимание. (3, с.154)
Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и в нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производит5ельности труда. Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. Поэтому в организациях необходимо разработать схему движения докуметооборота.
Цель работы: исследовать организацию документооборота в организации.
Исходя из поставленной цели, были выделены следующие задачи:
1. рассмотреть организационную структуру и функции службы ДОУ;
2. изучить структуру и общую характеристику документопотоков;
3. рассмотреть этапы организации документооборота учреждения.
4. дать анализ документооборота учреждения.
Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения и библиографического списка литературы.
В первой главе "Организационная структура и функции службы ДОУ" описывается структура, специфика деятельности службы ДОУ, описан процесс организации документооборота в ДОУ.
Во второй главе " Структура и общая характеристика документопотоков " дана общая характеристика документопотоков, описан объем документооборота учреждения, обозначены методы учета количества документов
В третьей главе: "Этапы организации документооборота учреждения" описан прием и первичная обработка документов, Порядок направления на исполнение и работа исполнителя с документами, Порядок обработки исходящих документов.
1. Организационная структура и функции службы ДОУ
1.1. Служба ДОУ: структура, специфика деятельности
Структура в системе органов управления рассматривается:во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия (4, с.192).
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:
– секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
– инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
– канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив. (4, с.195)
Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.
Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, (группа писем, приемная). Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.
Таким образом, структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.
1.2. Организация документооборота – важнейшая функция службы ДОУ
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
– постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
– сокращение документооборота;
– разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. (4, с.197)
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.
Содержание работы
Введение 2
1. Организационная структура и функции службы ДОУ 3
1.1. Служба ДОУ: структура, специфика деятельности 3
1.2. Организация документооборота – важнейшая функция службы ДОУ 4
2. Структура и общая характеристика документопотоков 6
2.1. Общая характеристика документопотоков 6
2.2. Объем документооборота учреждения 9
2.3. Учет количества документов 9
3. Этапы организации документооборота учреждения 12
3.1. Прием и первичная обработка документов 12
3.2. Порядок направления на исполнение и работа исполнителя с документами 14
2.3. Порядок обработки исходящих документов 18
Заключение 19
Список литературы 21
Использованная литература
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.
- Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: ИНФРА-М, 1997. – 96 с.
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. – М., 2001, – с. 66.
- Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник /Под ред. Т.В.Кузнецовой – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 359 с.
- Документооборот предприятия: Справ./ Авт. – сост. Н.Р. Усманова. – М.: Приор: Приоритет, 2000. – 400 с.
- Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие/Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации, Сиб. акад. гос. службы. – М.; Новосибирск: ИНФРА-М; Сибирское соглашение, 2001. – 286 с.
- Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления – М.; Новосибирск: Инфра-М. Сибирское отд-ние, 2000. – 272 с.
- Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления – М.: Дело и Сервис, 2000. – 223 c.
- Корнеев И.К. Информационные технологии в управлении – М.: ИНФРА-М, 2001. – 156 с.
- Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: Учебник – М.: ИНФРА-М, 1999 – с.575
- Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). – М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», – 1999.
- Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. – 1996. – № 1(3), с.48.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления – М., Бизнес-школа "Интел-синтез", 2000. – с.292.
- Ларин М.В. Документационное обеспечение и информационный менеджмент. //Управление персоналом. – 1997. – № 11. – С. 43-47.
- Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А. Кудрявцева – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
- Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса – М.: Мастерство, 2000. – 172 с.
- Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практ. пособие. – М.: РДЛ, 2000. – 397 с.
- Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия. – М.: Изд. группа "Приор-Стрикс", 1995. – 144 с.
- Степанов Е. Есть такая служба – ДОУ. //Служба кадров. – 2001. – № 10. – С. 47-49.
- Степанов Е. Передача документов на исполнение //Служба кадров. – 2002. – № 5. – С. 62-66.
- Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. – М.: Финансы и статистика, 1997.
- Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие – Киев: ВЫЩА ШКОЛА, 1988.