Систематизация и хранение документов.

Краткая выдержка из текста работы (Аннотация)

ВВЕДЕНИЕ

Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству. Обеспечение сохранности нужных документов, организация быстрого поиска и доступа к нужным материалам все это задача правильной систематизации и хранения документов. Актуальность работы заключается в том, что при неправильной систематизации и хранении документов существует опасность потерять нужные документы или не получить к ним оперативный доступ, когда это необходимо.

Целью работы является рассмотрение существующих в делопроизводстве правил систематизации и хранения документов.

Задачами работы явлется последовательное рассмотрение таких вопросов, как: порядок формирования дел документов, составления номенклатуры, а так же порядок оформления дел для архивного хранения.

1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).

Для того чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства . В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Различают два типа номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия:

на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности;

на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.

Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем зав. канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все пдразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах.

В одно дело в соответствии с заголовками дел могут группироваться документы одного вида. Однако, В одно дело могут попасть и документы разных видов, например:

Акты, справки проверки состояния делопроизводства и переписка об организации делопроизводства;

Акты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам

2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него .

Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим требованиям :

1. в дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов;

2. в дело не помещают следующие документы:

a. не соответствующие заголовку дела;

b. неправильно оформленные (возвращают на доработку);

c. подлежащие возврату;

d. черновики;

e. размноженные копии (например на ксероксе).

В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке. Основные принципы расположения документов такие:

вопросный (по вопросам; затрагиваемым в документах);

хронологический (по датам документов);

алфавитный (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений- корреспондентов);

нумерационный (группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию, например: накладные, квитанции и т.д.)

Чаще всего использую вопросно-логический принцип, когда документы располагают в делах в логической последовательности решения того или другого вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.

Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.

На обложке дела оформляют:

полное название предприятия;

индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;

документационный год;

количество листов и срок хранения.

Содержание работы

Введение 3

1. Номенклатура дел 4

2. Формирование дел 6

3. Хранение документов 8

Заключение 11

Список литературы 12

Использованная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. 192 с.
2. ГОСТ 6.10.4.84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 1984.
3. ГОСТ 6.10.587. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. М.: Изд-во стандартов, 1987.
4. ГОСТ Р 5114198. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.
5. ГОСТ Р 6.302003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. ИПК Изд-во стандартов, 2003.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. М.: ВНИИДАД, 1991.
7. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. Кн. 1. Управленческое документоведение. УрАГС: Екатеринбург, 2002. 176 с.
8. Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 2002. 591 с.
9. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. 303 с.
10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: Изд-во «ПРИОР», 2000. 144 с.

Другие похожие работы

• Реферат - Классификация документов по виду деятельности и наименованию
• Контрольная - Подготовка, обслуживание и документирование совещаний
• Дипломная - Информационно-документационное обеспечение управления совместными предприятиями: современное состояние и перспективы развития.
• Курсовая - Оформление таблиц в документах
• Контрольная - Делопоизводство, дать определение терминам, составить приказ
• Курсовая - Современные системы организации делопроизводства.
• Контрольная - Составление номенклатуры и формирование дел
• Реферат - Организация и технология документационного обеспечения управления
• Контрольная - Ответы на вопросы по ДОУ.
• Курсовая - Подготовка печатного издания к производству.