определение документа, делопроизводства, задачи Государсвеной Архивной службы и стандартизации документов.
Реферат по предмету:
"Делопроизводство и документооборот на предприятии"
Название работы:
"определение документа, делопроизводства, задачи Государсвеной Архивной службы и стандартизации документов."
Автор работы: Юлия
Страниц: 40 шт.
Год:2008
Краткая выдержка из текста работы (Аннотация)
«Контроль исполнения включает постановку на контроль, провер¬ку своевременного доведения документа до исполнителя, предвари¬тельную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобще¬ние результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечи¬вать своевременное и качественное исполнение докуменов».
В поле "Срок исполнения (Контрольная дата)" проставляется да¬та, к которой документ должен быть исполнен. Если срок исполне¬ния указан в самом документе, то дата берется из документа, если нет поле заполняется на основании срока исполнения, указанного в резолюции руководителя. Если срок исполнения в резолюции тоже не указан, он устанавливается на основании типовых сроков испол¬нения на аналогичные документы в организации. (Типовые сроки исполнения документов обычно даются в инструкции по делопроиз¬водству данной организации). Для исходящих документов ставится ориентировочный срок ожидаемого получения ответа на документ.
Можно выделить текущий контроль, предупредительный и итого¬вый контроль [5, с. 12].
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку све¬дений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и преду¬преждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2 3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и резуль¬татов работы сотрудников подразделения или организации в целом.
Основным видом контроля является текущий и предупредитель¬ный контроль.
Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истече¬нии срока исполнения и необходимости завершения работы над до¬кументом.
Для этого ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле "Контрольная дата") истекает сегодня. При соответствующих настройках програм¬мы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
В соответствии с полученным списком ответственные (или секре¬тарь) либо лично (по телефону) напоминают исполнителю об исте¬кающем сроке исполнения документа, либо докладывают руководи¬телю подразделения.
В организациях, использующих систему электронной почты, пре¬дупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком ис¬полнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -это функция обязательно предусматриваемая в должностной инст¬рукции секретаря-референта фирмы. Ежедневно просматривая на экране компьютера или распечатывая список документов, срок ис¬полнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю .
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истека¬ет через 2-3 дня и тем самым сотруднику дается дополнительное время для решения вопроса.
Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольший эффект работы службы контроля.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения докумен¬та исполнителем выясняется невозможность его своевременного ис¬полнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). 'Если руководитель продляет срок ис¬полнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регист¬рационную карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть по¬ставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Пе¬ренос срока исполнения задним числом не допускается и, как прави¬ло, невозможен в автоматизированных системах в принципе.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком испол¬нения, например, договоров, могут контролироваться промежуточ¬ные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле "Ход исполнения" регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над до¬кументом нескольких исполнителей или согласования документа с нсколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При этом передача документа производится с обязательной регистрацией факта передачи. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Дви¬жение документа и даты его передачи отражаются в разделе регист¬рационной карточки «Движение документа».
В случае появления документов с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только од¬ним ответственным работником, секретарем-референтом или началь¬ником канцелярии. Для реализации подобного разграничения полно¬мочий предусматривается наличие специальных паролей для доступа к базе данных по документам организации. Система идентификации пользователей позволяет, к примеру, предоставить одной группе со¬трудников право на регистрацию документов, более широкому кругу лиц - право на запись сведений в графы -«Ход исполнения» и «Движение документа» и только одному ответственному лицу - право на изменение срока исполнения, а в случае обнаружения ошибок - и других основных записей в базе данных организации [26, с. 92].
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководите¬ля, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта ис¬полнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле «Ход исполнения*. Например: направлено приглашение, под¬писан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В поле «Связанные документы» устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле «Ход исполнения». Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате ис¬полнения документа и номер дела по номенклатуре, в которое под¬шит исполненный документ.
Система позволяет при необходимости легко получать обобщенные сведения. Они могут быть сформированы в таблицу с данными по всему подразделению и по отдельным исполнителям с указанием ко¬личества документов, невыполненных и выполненных в срок и с пе¬реносом сроков за заданный промежуток времени.
обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в орга¬низации, фирме и её структурных подразделениях, дает представле¬ние о работе организации в целом. Результаты последующего кон¬троля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т.е. контролируемых доку¬ментов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является средством обеспечения выполнения производственных и коммерческих задач и в то же время стимули¬рующим фактором повышения дисциплины служащих. Ведение в организации только последующего контроля исполнения документов не допускается.
Формой контроля является периодическое составление обобщаю¬щей отчетности по документам организации или фирмы. Это позво¬ляет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это может быть:
Справка (отчет) об отправленных документах (список отправ¬ленных документов или количественные данные);
Справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);
Справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или ко¬личественные данные);
Справка (отчет) о количестве выполненных исходящих доку¬ментов (исполнителями, списочный или количественно);
Справка (отчет) о движении документов (используется для фик¬сации передачи документа от исполнителя исполнителю);
Справка (отчет) о неисполненных входящих документах (спи¬сочный или количественно);
Справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (спи¬сочный ли количественно);
Справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т.п.
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню про¬граммы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открыв¬шемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.
Содержание работы
Ведение 2
1. Определение документа, делопроизводства. Задачи Государственной архивной службы и стандартизации документов. 3
2. Бланки и формы документов. Определение документооборота, контроля за исполнением документов. Информационно-поисковая система документации. Номенклатура. 9
3. Трудовая книжка. Вкладыш в трудовую книжку, реквизиты, правила заполнения и хранения. 24
Заключение 36
Список использованной литературы 37
ВВЕДЕНИЕ
Управление обществом или предпри¬ятием представляет собой процесс получения, обработки и передачи ин¬формации.
Под информацией обычно понимаются сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специаль¬ными устройствами» Традиционное понятие «информация» отождествляется с понятиями «значения», «сведения,» «данные», «показатели» и т. п. Сущест¬вует множество определений понятия «информация», каждое из которых используется в соответствии с конкретными целями и задачами.
С точки зрения содержания или области деятельности, в которой исполь¬зуется информация, условно выделяют следующие ее виды: управленческая, научная, техническая, сельскохозяйственная, медицинская и т. д.
Управленческая это информация, используемая учреждениями, орга¬низациями и предприятиями в целях управления народным хозяйством и отдельными его структурами.
Управленческая информация должна быть полной, оперативной, досто¬верной. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть необходимым и достаточным для принятия управленческого решения. От¬сутствие информации снижает обоснованность принимаемых или ведет к при¬нятию неверных решений; вследствие ее избытка увеличивается объем сооб¬щений (без увеличения информативности) и, следовательно, возникают из¬лишние затраты труда и времени на их обработку.
Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние объекта, к которому она относится, не из¬менилось.
Преобладающая часть используемой в управлении информации фикси¬руется. Это обязательный элемент управленческой деятельности, поскольку в современных условиях получать, хранить и передавать информацию можно только при ее предварительной фиксации. Материальными носителями фиксируемой информации являются документы.
1. Определение документа, делопроизводства. Задачи Государственной архивной службы и стандартизации документов.
Документ средство закрепления различными способами на специ¬альном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают доку¬менты на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорирован¬ной ленте и т. д.
В управленческой деятельности используются главным образом тексто¬вые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы обычно называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией*.
Документы классифицируют по содержанию информации, которую они несут, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, коли¬честву отраженных в них вопросов, срокам исполнения и храпения, сте¬пени подлинности, технике создания и ряду других признаков.
Важнейшим классификационным признаком документа является его со¬держание, в частности, отношение зафиксированной в нем информации к предмету или направлению деятельности. Согласно этому выделяют доку¬менты по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, оперативной деятельности, бухгалтерского учета, подготовки и расстановки кадров, финансово-кредитным, внешнеторговой .деятельности и др.
По происхождению документы делят на служебные и личные. По назначению различают документы, используемые как средство фик¬сирования фактов, событий и явлений (акты, отчеты, протоколы и пр.) и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).
По месту составления документы делятся на внешние полученные учреждением или направленные им за его пределы, и внутренние состав¬ленные в данном учреждении и используемые внутри его. Внешние докумен¬ты, в свою очередь, определяются как исходящие направляемые из учреж¬дения, и как входящие адресованные учреждению и полученные им.
По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновиднос¬тей документов. Видами документов, например, являются акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д [3, с. 12].
По количеству отраженных в них вопросов различают простые (содер¬жащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) доку¬менты.
По степени подлинности различают черновики, подлинники и копки доку¬ментов. Предварительная редакция документа называется его черновиком, Подлинник документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный. Копией документа называют воспроизведение всех его реквизитов.
Исходя из различных сроков хранения документы делят на две группы постоянного и временного хранения. Последние могут иметь сроки хранения до 10 лет включительно и более 10.
В зависимости от техники создания документы бывают рукописные, ма¬шинописные и типографские.
Обработка документов в аппарате управления включает документиро¬вание информации., обработку собственно информации, содержащейся в доку¬ментах, и организацию работы с документами.
Деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий, называется делопроизводством. В сфере делопроизводства, таким образом, обрабатываются не все документы, а только те, что используются в процессе управления.
В процессе делопроизводства осуществляются фиксирование информации (документирование) и организация работы с документами. Под документиро¬ванием понимается создание текстовых документов в сфере управления.
Организация работы с документами означает создание условий, обеспе¬чивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.
Объединяя операции по документированию информации и обработке доку¬ментов, объективно необходимые для планомерного осуществления управле¬ния, делопроизводство является функцией последнего. Эта функция реали¬зуется в любом органе управления, где создаются и обрабатываются доку¬менты [4, с. 6].
С увеличением масштабов производства и быстрым изменением всех его параметров во времени, происходящими под влиянием научно-тех¬нического прогресса, возрастает значение справочной работы в управ¬ленческой деятельности. В некоторых управляющих службах создаются информационно-поисковые системы и информационно-справочные подразде¬ления.
Документы, образующиеся в результате деятельности органа управле¬ния, справочный аппарат к нему, методы и средства их обработки и исполь¬зования составляют информационно-поисковую систему (ИПС) данного ор¬гана управления, частью которой является делопроизводство. Сведения, ис¬пользуемые в управлении, в основного заимствуют из документов. Быстрое нахождение всех документов, соответствующих запросу, обеспечивает опе¬ративность и полноту справочного обслуживания. Наличие необходимого справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве, позволяет ускорить получение данных и в ряде случаев отказаться от поиска самих до¬кументов .
В делопроизводстве различают административное, или об¬щее, делопроизводство и специальные делопроизводства. Разделение труда и управлении обусловливает наличие обособленных видов деятельности функций управления.
Совокупность документов, создаваемых в процессе выполнения одной и из функций управления, составляет систему документации.
Основные функции управления планирование, организация, коор¬динация, контроль и другие свойственны всем органам управления, «характерны для любой из управляющих систем» [6, с. 7].
Главное архивное управление (ГАУ) обеспечивает государственную регистрацию архивных учреждений и частных архивов, в которых хранятся документы национального архивного фонда (НАФ) .
ГАУ обеспечивает правильное применение действующего законодательства, обобщается практика применения законодательства по вопрсоам, входящим в компетенцию Главархива, по его совершенствованию.
Задачи Главархива ГАУ:
- организация хранения документов НАФ;
- комплектование НАФ;
- контроль за порядком передачи документов в государственный архив;
- государственный учет документов;
- контроль за их сохранностью и использованием;
- создание и развитие научно-справочного аппарата к архивным фондам и документам;
- разработка и внедрение механизированных и автоматизированных систем оперативного поиска документов;
- подготовка и издание научно-справочной литературы о составе и содержании архивных фондов (справочники, путеводители, англотированные каталоги);
- разработка правил и др. нормативных документов по вопросам деятельности гос. архивн. службы;
- внедрение в практику работы архивов наиболее рациональных систем и методов хранения документов, их реставрации, консервации, использования и обеспечения их надежности;
- организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов;
- работа по использованию документов, представление их для изучения в читальных залах;
- подготовка выставок документов.
Унификация документов заключается в установлении единооб¬разия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандарти¬зация документов это форма юридического закрепления прове¬денной унификации и уровня ее обязательности. Установлены сле¬дующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количе¬ства применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения ин¬формационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффектив¬ного использования вычислительной техники .
Работа по унификации включает:
разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рам¬ках республиканских и отраслевых УСД;
ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-эконо¬мической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достовер¬ности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономи¬ческой информации, отражающих специфику отрасли [3, с. 25].
Организационное и методическое руководство унификацией и стандаризацией документов, координацию соответствующих ра¬бот и контроль осуществляет головная организация по координа¬ции внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отрасле¬вом уровне эту работу проводит головная организация по внедре¬нию и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Основными задачами стандартизации являются :
- обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями (заказчиками);
- установление оптимальных требований к номенклатуре и качеству продукции в интересах потребителя и государства, в том числе, обеспечивающих ее безопасность для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
- установление требований по совместимости (конструктивной, электрической, электромагнитной, информационной, программной и др.), а также взаимозаменяемости продукции;
- согласование и увязка показателей и характеристик продукции, ее элементов, комплектующих изделий, сырья и материалов;
- унификация на основе установления и применения параметрических и типоразмерных рядов, базовых конструкций, конструктивно-унифицированных блочно-модульных составных частей изделий;
- установление метрологических норм, правил, положений и требований;
- нормативно-техническое обеспечение контроля (испытаний, анализа, измерений), сертификации и оценки качества продукции;
- установление требований к технологическим процессам, в том числе для снижения материалоемкости, энергоемкости и трудоемкости, для обеспечения применения малоотходных технологий;
Использованная литература
- Кодекс законов о труде Российской Федерации
- Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб. пособие для студентов экономии, вузов и колледжей - 3-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебники и учебное пособие». - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2001. - 320с.
- Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. пособие для студентов учреждений сред. проф. образования. Издательско-книготорговый центр «Маркетинг». - 2002. - 336 с.
- Толкунова В. Н., Гусов К. Н. Трудовое право России. Учебное пособие. М.: 2001.
- Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002.
- Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова, Л.М. и др. Делопроизводство: Учебник для нч. проф. образования. - М.: ПрофОбрИздат, 2001. - 176 с.
- Демин Ю.М. Деловая переписка. - М.: Бератор-Пресс, 2003. - 352 с.
- Демин Ю.М. Современное деловое письмо. - М.: Бератор, 2004. - 224 с.
- Зарецкая Е.Н. Деловое общение: Учебник: В 2 т. - Т. I. - М.: Дело, 2002. - 630 с.
- Зарецкая Е.Н. Деловое общение: Учебник: В 2 т. - Т. 2. - М.: Дело, 2002. - 333 с.
- Колесников Н.П. Практическая стилистика и литературное редактирование. Учеб. пособие. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д.: Издательский центр «МарТ», 2003. -192 с.
- Кондратьева С.И., Маслова Е.Л. Деловая переписка. - М.: Маркетинг, 2001.
- Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник. - СПб.: «Издатель¬ский дом Герда», 2003. - 320 с.
- Кузнецов И.Н. Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 431 с,
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 359 с.
- Накорякова К.М. Литературное редактирование. - М.: Изд-во «ИКАР», 2004.-432 с.
- ПавлюкЛ.В., Киселева Т.Н., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по дело¬производству, архивному делу и основам работы на компьютере. - 9-е изд., перераб. и доп. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2004. - 352 с.
- Пиляева В.В. Образцы договоров и структурные слова для их составления. - М.: ИНФРА-М,2002.-171с.
- Рогожин М.Ю. Документы делового общения. - М.: Изд-во РДЛ, 2002. - 208 с.
- Розенталь Д.Э., Джанджакова Е.В., Кабанова Н.П. Справочник по правописанию, произношению, литературному редактированию. - 4-е изд. - М.: «ЧеРо», 2001. -400с.
- Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №2, 2002
- Тейлор Ш. Деловая переписка и образцы документов / Пер. с англ. С.Л. Могилев-ского. - М.: ТК «Велби», Изд-во «Проспект», 2004. - 384 с.
- Шкатулла В. И. Комментарий к Кодексу законов о труде РФ. М.: ИНФРАМ., 2001.