Текстовая содержательная часть управленческих документов

Краткая выдержка из текста работы (Аннотация)

ВВЕДЕНИЕ

Управленческий процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие правильных и своевременных решении, определение направлений развития и стратегии организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит ее и более выгодные условия [25].

Управление документацией – неотъемлемая часть общей системы управления предприятием, учреждением, организацией и, в частности, составляющая информационного менеджмента. Делопроизводство, документационное обеспечение сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. Без упорядоченной документации невозможное эффективное управление.

Документ всегда был объектом внимательного внимания со стороны государства. Документы имеют большое значение в управленческом процессе, являются инструментами управления [22, с. 5], потому что они отображают деятельность организации, на их основе принимаются управленческие решения, документы являются главными аргументом в спорных ситуациях, закрепляя права лиц и выступая способом доказательства. Управленческие документы составляют ядро документации учреждения.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц [2].

Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении.

Большой вклад в разработку общих проблем организации делопроизводственной службы, технологий создания, регистрации, учета и хранения документов, современного управления и регламентации делопроизводства, совершенствования и рационализации принципов организации и функционирования делопроизводства внесли работы Т. В. Кузнецовой [13], Н. В. Ларина [15], Н. С. Ларькова [17], Е. А. Плешкевича [19], Е. П. Смирновой [21], А. Н. Соковой [22], А. В. Соколова [23], А. В. Спивака [24], Ю. Н. Столярова [26], Э. И. Ханпиры [29] и др.

Актуальность темы. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 % рабочего времени [21].

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Все названные вопросы требуют дальнейшего рассмотрения и изучения. Этим объясняется выбор темы курсовой работы, целью которой является систематизация, накопление и закрепление знаний о понятии «управленческий документ», его видах, требованиям к его текстовой части и реквизитам.

Объект исследования: управленческие документы.

Предмет исследования: особенности текстовой содержательной части управленческих документов.

Для достижения цели работы были поставленные следующие задачи:

1. Ознакомиться с историей возникновения и этапами становления документа.

2. Определить понятие управленческого документа в управленческом документоведении.

3. Рассмотреть основные свойства, признака, функции документов, их классификацию.

4. Изложить общие требования к составлению документов, их композиционные особенности.

5. Проанализировать требования к реквизитам служебных документов.

6. Определить особенности оформления документов при различных способах документирования.

При решении задач, направленных на достижение цели исследования, в работе использована совокупность таких общенаучных методов, как абстрагирование, анализ и синтез, сравнение, наблюдение, обобщение, формализация, а также такие специальные методы, как этимологический, структурно-функциональный, историзма и другие.

Источники исследования: научная литература, законодательство России, нормативно-правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления разных уровней, национальные стандарты делопроизводства и архивного дела.

Практическое значение работы обусловлено возможностью использование ее материалов в практической деятельности служб документационного обеспечение, в вузовском преподавании (курсах документоведения, документалистики).

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух логически связанных разделов, выводов и списка использованной литературы.

1.1. Возникновение и становление документа

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения есть коммуникация, то есть общение с другими людьми с помощью определенных знаков или символов. Сначала информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. – простых средств зрительной, слуховой, касательной коммуникации. Возникновение осмысленного языка и речи ознаменовало, по мнению ряда ученых, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека росла потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, то есть в хранении информации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем очагов, звуками труб, барабанным боем, определенным образом положенной веткой или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью следующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документируемая информация, то есть документ.

Оформление текстов в различные формы привело к появлению документов, а сам процесс стал называться документализацией.

Документы появились как дополнительные средства общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего, необходимостью сохранить, закрепить, передать то или другое сообщение.

Термин «документ» появился на Руси в XVІІІ в. Царь Петр І перевел его как «письменное свидетельство», то есть документу присваивалось, прежде всего, правовое значение. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» («учу» или «извещаю») и означало «свидетельство», «доказательство» [17, с. 25].

Сюзана Брие в «Манифест о природе документации» утверждала: «Документ – это свидетельство в поддержку любого факта... это любой физический или символьный знак, сохраненный или записанный, предназначенный для представления, воспроизведение, демонстрации физического или концептуального феномена» [10, с. 66].

Постепенное накопление знаний о документах привело в ХІХ в. к выделению, кроме правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля, где документ определяется как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство» [8, с. 459].

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 2

РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 5

1.1. Возникновение и становление документа 5

1.2. Понятие управленческого документа в управленческом документоведении 8

1.3 Свойства, признака и функции документа 12

1.4.Классификация документов 14

РАЗДЕЛ 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 16

2.1. Общие требования к документу 16

2.2. Композиционные особенности служебных документов 18

2.3. Требования к реквизитам служебных документов 22

2.4. Особенности оформления документов при различных способах документирования 25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 30

ПРИЛОЖЕНИЯ 33

Использованная литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД, 1991.
2. ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.directum.ru/ 340614.aspx
3. ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml
4. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.cci.ru/ infolaws/doctoc.asp?id=31
5. Библиотечное дело: Терминол. словарь. – М., 1997. – 167 с.
6. Булатова А. Т. Документоведение: электрон. учеб.-метод. пособие / А. Т. Булатова; Оренбург. гос. ун-т. – Оренбург, [б.г.]. – Из содерж.: Введение. – URL: http://cde.osu.ru/demoversion/course123/3_0.html
7. Воробьев Г. Г. Документ: информационный анализ / Г. Г. Воробьев. – М.: Наука, 1973. – 255 с.
8. Даль В. Толковый словарь живого великоруського язика: Т.1-4 / В. Даль. – М.: Рус.яз., 1981 – Т.1. А-З., 1981. – 669 с.
9. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 834 с..
10. Земсков А. И. Документоведение – было, есть и будет. (Обзор зарубежных публикаций ) / А. И. Земсков // Науч. и техн. б-ки. – 2006. – No7. – С. 63-73.
11. Зиновьева Н. Б. Информационная культура личности: Введение в курс: Учеб. Пособие / Н. Б. Зиновьева. – Краснодар, 1996. – 319 с.
12. Колесник Е. Н. Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е. Н. Колесник // Чиновникъ. – 2003. – № 2 (24).
13. Кузнецова Т. В. Секретарское дело / Т. В. Кузнецова. – Изд. 4-е , испр. и доп. – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 327 с.
14. Михайлов А. И. Основы информатики / А. И. Михайлов, А. И. Чёрный, Р. С. Гиляревский. – М.: Наука, 1968. – 756 с.
15. Ларин М. В. Развитие понятия «документ» / М. В. Ларин // Делопроизводство. – М. : Норма, 2006. – 340 с.
16. Ларин М. В. Управление документацией теория и практика / М. В. Ларин // Делопроизводитель. – 2001. – № 1.
17. Ларьков Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков. – М.: Издательство АСТ, 2006. – 432 с.
18. Ожегов С. И. Словарь русского языка / Под ред. Н. Ю. Шведовой. – М.: Рус. яз., 1989. – 968 с.
19. Плешкевич Е. А. Основы общей теории документа / Е. А. Плешкевич. – Саратов: Науч.книга, 2005. – 242 с.
20. Словарь современного русского литературного языка / С. Бархударов, В. Виноградов, С. Обнорский. – М.; Л.: Изд-во АН СССР, 1954. – Т. 3. Г-Е., 1954. – 1399 с.
21. Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие / Е. П. Сминова. – М.: Омега-Л, 2007. – 152 с.
22. Сокова А. Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности / А. Н. Сокова // Делопроизводство. – 2004. – № 4. – С. 4-8.
23. Соколов А. В. Введение в теорию социальной коммуникации: Учеб. Пособие / А. В. Соколов. – СПб., 1996. – 319 с.
24. Спивак В. А. Делопроизводство / В. А. Спивак. – Ростов Н/Д: Феникс, 2008. – 256 с.
25. Степанова Е. Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности / Е. Е. Степанова, Н. В. Хмелевская. – М.: ФОРУМ-ИНФРА-М, 2004. – 154 с.
26. Столяров Ю. Н. Сущность информации / Ю. Н. Столяров. – М., 2000. – 107 с.
27. Столяров Ю. Н. Теория относительности документа / Ю. Н. Столяров // Науч. и техн. б-ки. – 2006. – № 7. – С. 73-78.
28. Терминологический словарь по теории и практике научной информации. – / М.: ВИНИТИ., 1964. – 173 с.
29. Ханпира Э. И. Еще раз о термине «документ» / Э. И. Ханпира // Советские архивы. – 1987. – № 1. – С. 51-57.

Другие похожие работы

• Курсовая - Перечень документационных материалов
• Курсовая - ДЕЛОРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ.
• Курсовая - Хранение документов
• Курсовая - Выбор и оценка методов обработки женского жакета.
• Реферат - Организация делопроизводства в сфере железнодорожных грузоперевозок
• Реферат - Архивное хранение документов и порядок их использования.
• Дипломная - Применение GPS приемников в создании и ведении земельного кадастра в ***ом районе ***ой области
• Реферат - ЕВФРАТ-документооборот
• Контрольная - Документирование управленческой деятельности код (ДЛМ), 10 заданий по 5 тестовых вопроса
• Контрольная - Исполнение документов кадровой службы Трудоустройство Резюме Анкета Заявление Автобиография