Современные способы и средства документирования
Курсовая по предмету:
"Делопроизводство и документооборот на предприятии"
Название работы:
"Современные способы и средства документирования"
Автор работы: Юлия
Страниц: 22 шт.
Год:2008
Краткая выдержка из текста работы (Аннотация)
1.2. Фотодокументирование
Начиная с 19 века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио)документирование.
Фотодокумент - это документ, созданный фотографическим способом.
В последнее время в фотодокументировании стал применяться цифровой фотографический процесс. Он лишён многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многоступенчатой химической обработки, значительных затрат времени, использования драгоценного металла - серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение объекта съёмки преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного сенсора - твердотельной пластинки с размещённым на ней множеством мельчайших фотоэлементов - пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может быть подан на принтер для получения фотоотпечатка.
1.3. Кинодокументирование, видеозапись
В процессе кинодокументирования, т.е. кинематографическим способом, создаются изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. Они имеют сложную структуру и состоят из кадров, планов (последовательно расположенных кадров, снятых с одной точки), а также звуковой составляющей, т.е. органически сочетают в себе изобразительные, текстовые, музыкальные и шумовые компоненты.
В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, афиксированную на нём посредством видеозвукозаписи.
Следует заметить, что несмотря на всю свою важность и значимость, фото-, кино-, видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся прежде всего и главным образом к форме того или иного объекта, явления, события или процесса. Фотографии, кинокадры и видеодокументы, показывая во всех подробностях форму, зачастую оказываются почти не в состоянии раскрыть внутреннее содержание зафиксированных явлений и процессов. Объясняется это неспособностью соответствующих технических средств проникать вглубь явлений и процессов, раскрывать причинно-следственные связи между ними66. Тем не менее фото-, кинодокументирование и видеозапись были и остаются важнейшими способами фиксации информации .
Глава 2. Способы документирования
2.1. Механическая запись
Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).
Применяют аналоговый и цифровой способы записи. Аналоговая запись это запись, при которой можно зафиксировать в некотором диапазоне все значения входного сигнала. В свою очередь, аналоговую запись разделяют на прямую и модуляционную. При прямой записи сигналы не претерпевают коренных преобразований по форме, а лишь изменяются в соответствии с допущенными или предусмотренными искажениями. Примером прямой записи служит звукозапись . При модуляционной записи сигналы коренным образом преобразуются в канале записи посредством модуляции некоторого вспомогательного колебания (частотно-модулированная, амплитудно-модулированная запись и др.). В канале воспроизведения предусматривается их демодуляция. Модуляция позволяет повысить точность записи, уменьшая влияние помех, а в некоторых случаях она применяется как средство согласования параметров сигналов с параметрами каналов записи.
Противоположным аналоговой записи являеся способ цифровой записи, при котором входные сигналы подвергаются квантованию и затем преобразуются в двоичные числа для записи на носитель в виде кода. В канале воспроизведения происходит обратное преобразование (декодирование). Цифровая запись используется главным образом в запоминающем устройстве ЭВМ.
Содержание работы
Содержание
Введение 3
Глава 1. Средства документирования информации 5
1.1. Компьютерные средства документирования 5
1.2. Фотодокументирование 11
1.3. Кинодокументирование, видеозапись 12
Глава 2. Способы документирования 14
2.1. Механическая запись 14
2.2. Фотографический способ документирования 16
Заключение 19
Список литературы 21
Введение
Тема данной курсовой работы «Современные способы и средства документирования». Вначале необходимо определиться с основными терминами, используемыми в данной работе. Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Документирование - совокупность методов, способов и процессов создания документов. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документирование» и определение этого понятия стандартизованы.
Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь, правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.
Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).
Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).
Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.
Актуальность данной темы объясняется тем обстоятельством, что в последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования.
Целью данной работы является анализ современных средств и способов документирования информации.
Для достижения были поставлены следующие задачи:
- раскрыть сущность основных средств документирования;
- дать характеристику современных способов документирования.
Объектом исследования является документирование информации. Предмет исследования средства и способы документирования.
Тема курсовой работы достаточно хорошо освещенная в литературе, но стоит отметить, что в исследованиях авторов затрагиваются, как правило, отдельные средства и способы документирования. Среди исследований, используемых в данной работе, необходимо выделить таких авторов, как: М.П. Басаков, В.Н. Гришин, В.И. Левин, Е.Б. Панфилова, А.В. Пшенко, Г.А. Титоренко, М. Субботин и др.
В структурном плане работа представлена введением, двумя главами, логическим образом разделенными на параграфы, заключением, списком литературы.
Глава 1. Средства документирования информации
1.1. Компьютерные средства документирования
Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. За¬тем более полувека пишущая машинка оставалась единственным об¬щедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Оче¬видно, что при печатании на пишущей машинке наиболее трудоем¬ким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант докумен¬та, который затем весь перепечатывается заново для получения чи¬стового варианта. В процессе печати опечатки замазываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыванием. Такие усо¬вершенствования пишущей машинки, как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего уст¬ройства с закодированными перфорацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.
Первый революционный шаг в области обработки текстов сде¬лан фирмой IBM в 1964 г., когда она выпустила систему под назва¬нием MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter), представлявшую собой пишущую машинку с записывающим устройством, которое позволяло записывать вводимый текст с пишщей машинки на кас¬сету с магнитной лентой, после чего можно было найти в тексте нужное место, откорректировать его, удалить часть текста или по¬вторить часть текста без повторного ввода с клавиатуры . Позже маг¬нитную ленту заменили магнитными картами, каждая из которых содержала страницу текста и была удобнее, чем магнитная лента, для хранения и поиска текста.
В начале 70-х гг. фирмы Lexitron и ЗМ разработали текстовые процессоры с видеодисплеями, позволявшие видеть вводимый с клавиатуры текст на экране и вносить изменения, сразу отобра¬жающиеся на экране. В 1973 г. текстовые процессоры уже снаб¬жались устройствами записи текста на гибких дисках, позволяв¬шими к любой части текста иметь прямой доступ, а не последовательный, как на магнитной ленте. В результате скорость работы существенно повысилась.
Существующие в настоящее время системы подготовки тексто¬вых документов значительно отличаются друг от друга характеристи¬ками, возможностями ввода и редактирования текста, его формати¬рования и вывода на печать, по степени сложности освоения поль¬зователем.
Выбор конкретного программного продукта для обработки тек¬ста является весьма ответственным моментом. Разнообразные систе¬мы подготовки текстов позволяют эффективно использовать ком¬пьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан с многими факторами, но прежде всего необходимо использовать принцип разумной достаточ¬ности. Многообразие пакетов программ позволяет остановиться на том, который обеспечит максимальное удовлетворение потребнос¬тей подготовки текстов программ или документов в условиях наи¬лучшего использования ограничивающего фактора, особенно при подготовке текстов больших объемов.
Наиболее важной для практического пользователя характери¬стикой программы этого класса можно считать область професси¬ональной деятельности, для которой программный продукт удо¬бен в применении. Инструментальные средства подготовки текс¬товых документов используются для набора текстов программ, до¬кументов различной степени сложности, научных статей, книг и т.д. Ограничивающим фактором может быть квалификация поль¬зователя.
Наиболее актуальным при описании процесса редатирования является понятие интерфейса пользователя, к которому, в первую очередь, относятся язык общения с текстовым процессором, а также устройства ввода-вывода (для ПК это клавиатура, манипулятор мышь, экран дисплея и принтер). Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружествен¬ным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те про¬граммные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности.
С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твер¬дой копии образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get -что Вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе тек¬стового процессора играют объем занимаемой памяти (особенно при его использовании в составе систем автоматизированного проекти¬рования) и цена.
Существующие в настоящее время компьютерные системы под¬готовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для при¬менения.
Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в ос¬новном для подготовки текстов, которые в конечном итоге потреб¬ляются программами, поскольку текст программы не требует форма¬тирования, т.е. автоматического преобразования расположения эле¬ментов текста, изменения шрифта и т.п. Программный текст истори¬чески первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяют особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.
Результатом работы экранного редактора является файл, в кото¬ром все знаки являются знаками кода ASCII (читается: аски) и не содержат знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами.
Различаясь способами управления и набоом сервисных возмож¬ностей, текстовые редакторы в том или ином виде позволяют:
набирать текст на экране, используя до 200 символов;
исправлять ошибочные символы в режиме замены;
вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/впра¬во целиком в режиме вставки;
удалять одну или несколько строк, размножать их. или переме¬щать в другое место текста;
раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;
вставлять группы строк из других текстов;
обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);
заменять один контекст другим, возможно, разной длины;
сохранять набранный текст для последующих коррекций;
печатать текст на разных типах принтеров стандартными про¬граммами печати одним шрифтом в пределах документа.
Среди систем подготовки текстов на естественных языках мож¬но выделить три больших класса, но с достаточно размытыми грани¬цами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства. Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого докумен¬та можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов.
Форматер система подготовки текс¬тов, которая не использует для внутреннего представления текста ни¬каких кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, ко¬нец страницы. Текстовый процессор система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами разметкой. В основном экранные редакто¬ры и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение.
Использованная литература
- Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документо¬обороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. М.: Аст - Пресс, 2006.-340с.
- Аралбаева, Г.Г. Использование автоматизированных систем в организации документооборота в приемной заявлений, жалоб и предложений граждан / Г.Г. Аралбаева, Т.О. Козлова // Делопроизводство. - 2006.-№ 1.-С.56.
- Басаков, М.П. Приказ и деловое письмо / М.П. Басаков.-4-е ид.-Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.-224 с.
- Бобылева, М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) / М.П. Бобылева // Делопроизводство. -№1. -2005. С.8.
- Василевский, Ю. А. Цифровая фотография / Ю.А. Василевский. - М.: Норма, 1998. 245 с.
- Гайдукова, Л. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л. Гайдукова // Секретарское дело.-2006.-№ 10.-С.17-22.
- Гришин, В.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности / В.Н. Гришин, Е.Б. Панфилова.-М.: ФОРУМ-ИНФРА-М, 2005.-416 с.
- Делопроизводство в учреждениях организациях и предприятиях / Под ред. Т.М. Татарникова. -М.: Инфра-М, 2004. 352 с.
- Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М.: Экономика, 2001.- 270с.
- Документы. Делопроизводство. 9-е изд., перераб. и доп. / Под ред. М.В. Стенюкова, -М.: Приор, 2004. 412 с.
- Информационные технологии управления / Под ред. Г.А. Титоренко.-2 изд., доп.-М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.-439 с.
- Искандеров, М.Д. Проблемы обеспечения информационной безопасности в Российской Федерации / М.Д. Искандеров // Законодательство. - 2000. - № 4. - С. 7-13.
- Кадровое делопроизводство. Образцы документов. Рекомендации по составлению с практикой / Под ред. М.В. Стенюкова, -М.: Приориздат, 2005. 258 с.
- Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудрявцев. М.: Инфра-М, 2003. 452 с.
- Левин, В. И. Носители информации в цифровом веке / В.И. Левин. - М.: Аспект Пресс, 2000. 344 с.
- Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудряева.-2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592 с.
- Пустозеров, В.П. Бухгалтерское делопроизводство. Практическое пособие / В.П. Пустозеров // Горячая линия бухгалтера. -№2. 2005. С.10-11.
- Пшенко, А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов / А.В. Пшенко // Секретарское дело.-2003.-№ 4.-С.9-11.
- Пшенко, А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов / А.В. Пшенко // Секретарское дело.-2003.-№ 5.-С.12 - 15.
- Рагойша, Г.А. Фотографическая регистрация информации: Хи¬
- мические аспекты / Г.А. Райгоша. - Минск, 1998. 244 с.
- Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления.-М.: ФОРУМ-ИНФРА-М, 2005.-176 с.
- Стенкжов, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенкжов. М.: ПРИОР, 1995.-479с.
- Субботин, М. Гипертекст. Новая форма письменной коммуни¬кации / М. Субботин - М., Знание, 2004. 215 с.
- Сэлтон, Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск ин¬формации / Г. Сэлтон - М.: Норма, 2003. 560 с.
- Тихомиров, В.П. Основы гипертекстовой информационной технологий / В.П. Тихомиров - М.: МЭСИ, 2003. 385 с.
- Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. -№1. 2005. С. 12-13.