Текущее хранение дел

Краткая выдержка из текста работы (Аннотация)

3. Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что Обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Содержание работы

1. Понятие номенклатуры дел ……………………………………………3

2. Формирование дел ……………………………………………………5

3. Хранение дел …………………………………………………………...7

Использованная литература

1. Дворник П.В. Делопроизводство. – СПб., 2006
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003
3. Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. – М., 2005
4. Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. – М., 2006
5. Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. – М., 2006

Другие похожие работы

• Реферат - Регистрация документов.
• Курсовая - Штриховое кодирование
• Курсовая - Технология флексографической печати
• Контрольная - Делопоизводство, дать определение терминам, составить приказ
• Реферат - Условия, при которых служебная и коммерческая информация является коммерческой тайной в соответствии с ГК РФ
• Отчет - отчет по практике ОПИСАНИЕ ПРИНЦИПОВ И ТЕХНОЛОГИИ РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ.
• Курсовая - Автоматизация управления документооборотом
• Курсовая - Приказ в кадровом делопроизводстве.
• Реферат - Документационное обеспечение управления
• Реферат - ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АКТЫ РФ В СФЕРЕ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТАЦИИ